Coaching-ul echipei de management

Ce se intampla cu echipele de management?

Echipa de management este, din mai toate punctele de vedere, cel mai important grup din orice organizatie. Ei au cea mai mare putere de a influenta mersul lucrurilor. Deciziile lor au reverberatii nu numai pentru orice alt membru din organizatie, ci si pentru viitorul intregii companii. Foarte multi dintre voi isi doresc cu putere sa ajunga la acest nivel. Multi dintre voi sunt deja acolo si au realizat ca, de cele mai multe ori, echipa de management are prea putine resurse si abilitati pentru a-si atinge obiectivele.

Membrii echipei de conducere sunt alesi, de obicei, din cauza responsabilitatilor lor functionale. In plus, mai exista un criteriu care, indiferent cat de emotional suna, atarna greu in balanta extinderii echipei de management: „pe X nu trebuie sa il lasam pe dinafara, e …important!„. Implicit, majoritatea echipelor nu se simt suficient de sigure cat sa isi asume pana la capat design-ul si viitorul companiei. De cele mai multe ori, echipele de management sunt de fapt grupuri de manageri seniori, fiecare cu responsabilitati departamentale si fara nici o idee de a lucra impreuna, altfel decat in interactiuni si dezbateri individuale.

Poate te voi surprinde cu informatia urmatoare: folosirea echipelor de conducere in varful organizatiilor este un fenomen relativ nou. Modul in care leadership-ul structural si functional este organizat in companii este rezultatul unor modele culturale foarte puternice. Hegemonia modelelor de business din Occident (si din USA) a modelat definitiv aparitia si functionarea echipei de management din varfurile organizatiilor. Insa altceva este foarte important, in acest contezt: in ultimele decade, folosirea echipei de management a devenit din ce in ce mai importanta din cauza cresterii complexitatii si diversitatii problemelor, atat in piata specifica (care a devenit globala!), cat si in interiorul companiei (care a fost nevoita sa se adapteze la modele globale de business!).

Citește mai mult

În căutarea timpului pierdut …de manageri. Episodul 1.

Indiferent de misiunea și viziunea companiei în care lucrează sau de domeniul acesteia, indiferent de nivelul de decizie în care este implicat, în viața managerului există un lucru central și dătător de identitate: ședințele. Oricât ai încerca, nu vei putea separa activitatea managerială curentă de axa întâlnirilor, “meeting”-urilor și a ședințelor. Mai mult decât atât, la fel cum un student este evaluat prin prisma participării lui la cursuri, așa și un manager este apreciat după gradul de ocupare al timpului în ședinte. Expresia “sunt/este într-o ședință” a dobândit în timpurile noastre ultramoderne același înțeles pe care îl avea în vechime adorația zeilor păgâni: “dacă îl deranjați, veți strica definitiv și irevocabil ordinea lumii!”.

Uneori acest înțeles irațional își are sensul și justificarea perfect normală. Am asistat la întâlniri cdin care au pornit decizii de milioane de euro și la sesiuni de negocieri economice de zeci de milioane de euro. La întâlniri stabilite ca fiind “informale”, dar la care se iau decizii care impactează viața și bugetele a zeci de mii de oameni. În plus, unii dintre oamenii de afaceri își stiu atât de bine valoarea reală a timpului încât mă aștept să aud și-n România lui 2010 celebra frază a lui Donald Trump: “You have 2 minutes, convince me or leave!”.

Nu vă faceți prea mari iluzii, cazurile de acest gen sunt picături de profesionalism într-o adevărată mare a ineficienței. Am participat la mii de întâlniri între manageri și vă pot spune că de obicei legea lui Pareto funcționează cu precizia unui ceasornic elvețian: în 20% din timpul alocat unei ședințe se iau 80% din decizii. Asta dacă întâlnirile sau ședințele sunt orientate către o productivitate reală. Nu sunt clar? Păi n-ați participat niciodată la o “ședință de informare”?!?

În căutarea timpului pierdut al unui manager, cel mai simplu este să începem din sălile de ședințe. Sincer nu cred că este nevoie să mergem mai departe, cel puțin pentru o vreme. Impactul reducerii timpului din ședințe cu 25% măcar este atât de mare, încât poate determina o creștere dublă a productivității organizației. Da, “time is money”!

Ca să reduceți timpul din întâlniri și ședințe, vă propun 2 instrumente cu care lucrez în fiecare echipă de management pe care o antrenez: contractul conversațional și procesul delegativ al ședinței. Vi le prezint în două episoade, pentru a câștiga claritate asupra implementării lor.

I. Contractul conversațional

Contractul conversațional se aplică în orice tip de întâlnire puteți avea pe parcursul unei zile. Deși sună pompos, el este de fapt exprimarea unui bun simț relațional la nivel de business. Contractul de conversație presupune 3 pași simpli și eficace:

  • Să stabiliți care este rezultatul practic al întâlnirii. Poate fi o serie de decizii privind activitatea curentă, ok-ul pe un nou proiect investițional, agrearea unei strategii de vânzare sau cumpărare, etc. Dar atentie! Prin „practic” înțeleg un rezultat specific, măsurabil, …S.M.A.R.T. Indiferent la cel nivel al deciziei vă aflați, „practic” înseamnă „măsurabil de un terț care nu a participat la ședință”. Rezultatul ședinței este un răspuns clar la întrebarea: „Ce ne dorim să avem la sfârșitul acestei ședinte?
  • Să gestionați procesul care se va desfășura în ședință. Dacă în prima etapă vă devine clar „de ce”-ul, în a doua este nevoie să clarificați celelalte întrebări manageriale:

de cine avem nevoie, ca participant (experți, șefi, responsabili, colegi, parteneri, consultanți, subalterni)?

de ce altceva avem nevoie, în afară de oameni (un proiector, baze de date, bugete, un prototip, o istorie a deciziilor, o analiza de piață)?

unde ținem ședința (online/offline, o sală, un restaurant, o bancă în parc)?

cum se va desfășura ședința (brainstorming, etape formale, există un facilitator și o agendă)?

În acest pas lucrurile merg mai ușor, deoarece fiecare dintre participanții la ședință sunt deja puși la curent în privința rezultatului. Cu alte cuvinte, toți cei implicați pot participa la gestionarea procesului din ședință cu sugestii și idei.

  • Să stabiliți timpii: cât durează ședința, când este cel mai potrivit să ne întâlnim, cât timp ne dăm să ajungem la cea mai bună decizie posibilă. Aparent paradoxal, având în vedere că majoritatea încep prin a stabili timpul: „Salut! Ai azi o jumatate de ora, pe la 10-11?”- sunt convins că ați auzit această propoziție, cu variațiile de rigoare, de multe ori. Însă cum vă puteți da acordul pentru o ședință care nu are nici un rezultat clar definit, nici un proces de desfășurare bine definit? Cum să puteți investi cu timp și încredere un astfel de om?

Această metodă a căpătat un nume alternativ: „procesul lent-rapid”. Debutul se face aparent lent, în clarificarea punctelor de mai sus. Continuarea însă este din ce în ce mai rapidă și duce la rezultate impresionante. Și mai ales vă ajută să economisiți din ambele resurse cruciale ale unui manager: timpul și concentrarea pe rezultate.

Succes!

[articol publicat și pe standard.ro]